Eingangsrechnung - Zahlung

💶 Fall 1: Betrag soll von der Buchhaltung überwiesen werden

Wenn die Eingangsrechnung von der Buchhaltung bezahlt werden soll, beachte bitte folgende Schritte:

1. IBAN vor Genehmigung prüfen

   → Die IBAN des Lieferanten muss korrekt und vollständig im Lieferantenprofil hinterlegt sein.

   → Zur Anleitung: Lieferanten im AW Manager verwalten

2. Rechnung korrekt erfassen

   → Alle Positionen müssen vollständig auf Reisenummern zugeordnet werden.

   → Ein Beleg (PDF, Screenshot etc.) sollte immer hochgeladen werden (Ausnahme siehe „Beleglos“-Hinweis).

   → Der Betrag muss mit der Rechnungssumme übereinstimmen.

3. Status setzen: „Genehmigt“

   → Sobald die Rechnung genehmigt wird, erfolgt die Zahlungsanweisung automatisch an die Buchhaltung.

   → Wichtig: Wenn der Haken „bezahlt“ im Genehmigungsschritt nicht gesetzt wird, geht das System davon aus, dass die Buchhaltung die Überweisung noch tätigen soll.

4. Keine zusätzliche Info nötig

   → Kein weiteres Mail oder Hinweis an die Buchhaltung nötig – die Zahlung wird automatisch vorbereitet.

🛑 Achtung: Automatische Zahlung

Sobald der Status auf „Genehmigt“ gesetzt ist (ohne als bezahlt markiert zu sein), wird die Rechnung automatisch zur Zahlung vorbereitet.

Du bist als Bearbeiter*in verantwortlich, dass alle Angaben vollständig und korrekt sind.

Fall 2: Zahlung über Qonto-Kreditkarte durch Mitarbeiter

Wenn ein Mitarbeiter eine Zahlung mit seiner Qonto-Kreditkarte vorgenommen hat, muss die zugehörige Transaktion im Modul Transaktionen einer Eingangsrechnung zugewiesen werden. Alternativ kann dort direkt eine neue Eingangsrechnung erstellt werden.

Vorgehen

1. Transaktion öffnen:

   • Im Modul Transaktionen erscheint die Zahlung mit dem Hinweis "nicht zugeordnet" und dem jeweiligen Betrag.

2. Eingangsrechnung zuordnen:

   • Über das Kontextmenü (Icon rechts in der Zeile) kann die Option "Eingangsrechnung zuordnen" gewählt werden.

   • Ist die Eingangsrechnung noch nicht vorhanden, kann sie in diesem Schritt erstellt werden.

3. Pflicht zur Belegzuweisung:

   • Jede Transaktion, die ein Mitarbeiter auslöst, muss mit einem Beleg (Rechnung) dokumentiert werden.

   • Ausnahme: siehe unten

Ausnahme für UK-Team bei Kleinbeträgen

Für das UK-Team besteht bei Transaktionen unter 50 € die Möglichkeit, den Posten ohne Beleg zu erfassen. Dies erfolgt über die Option:

Restbetrag ohne Beleg

Dabei muss:

• ausgewählt werden, ob es sich um EU oder AEU handelt

• die Option bewusst gesetzt werden (erscheint nur bei Kleinbeträgen)

Diese Ausnahmeregelung dient der Vereinfachung für Ausgaben wie Parkgebühren, Snacks oder Fahrtkosten im geringen Umfang.

Wichtig:

• Der Prozess ersetzt nicht die Rechenschaftspflicht – sofern möglich, soll immer ein Beleg hochgeladen werden.

• Die Regelung gilt ausschließlich für das UK-Team und nur in den definierten Fällen.